„Dostępność była dla nas wyzwaniem, ale nie za wszelką cenę. Potrzebowaliśmy systemu, który rozumie, jak naprawdę działa nasz biznes, a jednocześnie pozostaje transparentny i kontrolowalny. Celem nie była po prostu lepsza dostępność — chodziło o lepszą rentowność.”
Dystrybutor HoReCa działający od 1998 roku, obsługujący ponad 20 000 klientów z branży restauracyjnej i hotelarskiej, z portfolio około 8 000 produktów, około 700 nowości wprowadzanych rocznie oraz magazynem o powierzchni 7 500 m². Tomgast działa z Łodzi, Warszawy, Krakowa i Gdańska, a także prowadzi działalność w Czechach i na rynkach zagranicznych.
Precyzyjniejsza dostępność per kanał, lepsze wykorzystanie potwierdzonych zamówień klientów oraz decyzje zakupowe, które jednocześnie uwzględniają koszty transportu, obsługi magazynowej, ryzyko utraconej sprzedaży i koszt kapitału zamrożonego w zapasie.
Jak Nadii pomaga wielokanałowemu dystrybutorowi HoReCa poprawiać dostępność, jednocześnie optymalizując zakupy i logistykę przy bardzo różnych dostawcach i lead time’ach
Tomgast nie ma jednego rodzaju popytu, którym można zarządzać jedną regułą uzupełniania zapasu. Ten sam produkt może być sprzedawany przez własny e-commerce, marketplace’y, dystrybutorów partnerskich albo w ramach dużych, jednorazowych projektów, takich jak otwarcie hotelu czy restauracji. I te kanały nie zachowują się tak samo. Klient e-commerce oczekuje produktu od razu. Klient projektowy może złożyć zamówienie z wyprzedzeniem i zaakceptować dłuższy termin dostawy, ale często oczekuje, że całe zamówienie dotrze kompletne. Traktowanie tych różnych potrzeb jako jednej uśrednionej historii sprzedaży prowadziłoby więc do błędnych decyzji zapasowych.
Równie zróżnicowana jest strona podażowa. Tomgast współpracuje z dostawcami z Europy i spoza Europy, z bardzo różnymi lead time’ami, niezawodnością, warunkami zakupowymi, ograniczeniami pakowania i ekonomiką transportu. Dla części produktów może również istnieć kilka możliwych źródeł zakupu, każde z innym połączeniem ceny, czasu dostawy i kosztu logistycznego.
Same produkty również nie zawsze są od siebie niezależne. W HoReCa kolekcje, zestawy i produkty kupowane wspólnie tworzą zależności: sprzedaż jednej pozycji może wpływać na popyt na inną, a zmiany cyklu życia produktu mogą wpływać na całą gamę. Jednocześnie część przyszłego popytu jest już znana dzięki potwierdzonym zamówieniom klientów, podczas gdy resztę nadal trzeba prognozować. Im dalszy horyzont planowania, tym bardziej zmienia się proporcja między tymi dwoma rodzajami popytu.
Wyzwanie nie polega więc po prostu na prognozowaniu popytu i uzupełnianiu zapasu. Chodzi o to, aby zdecydować, która część popytu wymaga natychmiastowego zabezpieczenia, która może poczekać, którego dostawcę wybrać, ile zamówić jednorazowo i czy oczekiwana dostępność uzasadnia koszt transportu, magazynu i kapitału obrotowego.
1. Wdrożenie zaczyna się od wiedzy supply-chain, a nie od samej konfiguracji oprogramowania
Złożoności Tomgast nie da się poprawnie odwzorować przez wdrożenie standardowego modelu replenishmentu i zastosowanie tych samych parametrów wszędzie. Na początku projektu zespół Nadii pracuje z Tomgast, aby zrozumieć, jak naprawdę działają kanały sprzedaży, klienci, dostawcy, ograniczenia logistyczne i proces zakupowy.
Ten etap konsultingu supply-chain jest ważny, ponieważ pozwala ustalić, co rzeczywiście warto automatyzować i gdzie znajduje się największa wartość biznesowa. Celem nie jest przeniesienie istniejących reguł do nowego narzędzia, ale zidentyfikowanie miejsc, w których te reguły powinny się zmienić — i dostosowanie Nadii do realnej ekonomii biznesu Tomgast.
Dzięki temu moduły mogą być wdrażane zgodnie z wartością i dojrzałością procesu, zamiast zmuszać firmę do jednego, z góry narzuconego modelu operacyjnego.
2. Jedno zamówienie do dostawcy może zawierać kilka zupełnie różnych logik popytu
Dla Tomgast dwie sztuki tego samego SKU nie muszą wynikać z tej samej potrzeby biznesowej.
W e-commerce czy marketplace’ach dostępność jest często natychmiastowa: jeśli produktu nie ma, sprzedaż może po prostu przepaść. W przypadku większych projektów lub popytu przetargowego klient często informuje o potrzebie wcześniej i może zaakceptować dłuższy termin dostawy — ale znacznie ważniejsze może być otrzymanie całego zamówienia w komplecie.
Nadii zachowuje te różnice wewnątrz samego obliczenia replenishmentowego. Ostateczne zamówienie wysyłane do dostawcy nadal może zawierać jedną ilość per SKU, ale ta ilość jest zbudowana z kilku komponentów: potwierdzonych zamówień klientów, prognozowanego popytu oraz dedykowanej ochrony dla poszczególnych kanałów.
Każdy kanał może więc mieć własny dynamicznie liczony bufor, odzwierciedlający jego niepewność popytu, oczekiwany poziom obsługi i finansową konsekwencję braku. Bufory te są przeliczane codziennie, zamiast pozostawać zamrożone w jednym ogólnym parametrze safety stock.
Dzięki temu Tomgast może chronić kanały wymagające natychmiastowej dostępności tam, gdzie ma to największą wartość, bez utrzymywania takiego samego poziomu zabezpieczenia dla popytu znanego z wyprzedzeniem albo tam, gdzie klient może poczekać.
3. Częstotliwość zamówień wynika z kosztu całkowitego logistyki, a nie wyłącznie z ceny zakupu
Częstsze zamówienia mogą zmniejszać zapas i poprawiać elastyczność — ale jednocześnie zwiększać koszty transportu i obsługi magazynowej. Większe zamówienie jednorazowe może lepiej wykorzystać paletę lub kontener i obniżyć koszt jednostkowy — ale zwiększa zapas, zajętość magazynu i ilość gotówki zamrożonej w inventory.
W Tomgast ten trade-off może wyglądać zupełnie inaczej u każdego dostawcy. Dostawa europejska, kontener z overseas i wysyłka paletowa mają inną ekonomikę. Do tego dochodzą MOQ, jednostki pakowania, warunki dostawcy i progi frachtowe.
Nadii ocenia te koszty razem. Uwzględnia warunki zakupu, MOQ i reguły pakowania, opcje transportowe, koszty magazynowania i handlingu, oczekiwany popyt, potencjalną utraconą sprzedaż oraz koszt zamrożonej gotówki.
System może więc zdecydować, że dla jednego dostawcy lepsze są większe i rzadsze zamówienia, a dla innego — mniejsze i częstsze uzupełnienia. Celem nie jest osobne minimalizowanie zapasu, transportu czy ceny zakupu. Chodzi o minimalizowanie oczekiwanego kosztu całkowitego przy jednoczesnej ochronie tej dostępności, która rzeczywiście tworzy wartość.
4. Automatyzacja pozostaje transparentna i kontrolowalna
W Tomgast jest to szczególnie ważne, ponieważ jedna finalna rekomendacja może łączyć wiele różnych powodów: część ilości może wynikać z potwierdzonego zamówienia klienta, część z prognozy, część z bufora dla e-commerce, a kolejna część z ekonomii wypełnienia palety albo osiągnięcia MOQ dostawcy.
Nadii utrzymuje tę logikę widoczną. Użytkownik może zrozumieć, dlaczego dana ilość jest zamawiana, jaki popyt i kanał zabezpiecza, który dostawca lub ograniczenie logistyczne wpłynęło na decyzję i jaki kompromis system przyjął między dostępnością, zapasem i kosztem.
Gdy coś jest nietypowe albo niepewne, Nadii może oznaczyć decyzję do uwagi zamiast automatyzować ją po cichu. Użytkownik może również nadpisać rekomendację, gdy dysponuje informacją spoza systemu, zachowując pełny ślad zmiany i możliwość sprawdzenia później, czy interwencja rzeczywiście poprawiła wynik.
To właśnie sprawia, że automatyzacja jest akceptowalna w złożonym środowisku zakupowym: Tomgast nie musi ręcznie weryfikować każdej pozycji, ale zawsze może zrozumieć i kontrolować te decyzje, które naprawdę mają znaczenie.
Dla Tomgast rezultat nie sprowadza się więc do lepszej prognozy czy niższego zapasu. Nadii zamienia bardzo różne kanały, zobowiązania wobec klientów, opcje dostawców i ograniczenia logistyczne w jedną spójną decyzję zakupową — chroniąc dostępność tam, gdzie tworzy ona wartość, i unikając kosztów transportu, magazynu i kapitału obrotowego wynikających z zabezpieczania wszystkiego w ten sam sposób.
Zainteresowało Cię to, o czym piszemy?
Skontaktuj się z działem sprzedaży.
„Nadii udało się stworzyć rozwiązanie, które jest zaawansowane, kompletne i rozwija się wraz z potrzebami, a jednocześnie pozostaje praktyczne w codziennym podejmowaniu decyzji.”
Biznes motocyklowy jest bardzo specyficzny i silnie sezonowy. Nadii zrozumiała tę specyfikę — a co ważniejsze, jej konsekwencje finansowe. To zrobiło realną różnicę i pozwoliło nam zaoszczędzić znaczące środki.
Dostępność była dla nas wyzwaniem, ale nie za wszelką cenę. Potrzebowaliśmy systemu, który rozumie, jak naprawdę działa nasz biznes, a jednocześnie pozostaje transparentny i kontrolowalny. Celem nie była po prostu lepsza dostępność — chodziło o lepszą rentowność.
Zostaw swoje dane, a w ciągu 24 godzin skontaktujemy się z Tobą i zaproponujemy termin krótkiego spotkania online (ok. 20–30 minut). Możesz też od razu opisać, czego potrzebujesz – dopasujemy tryb spotkania do Twojej sytuacji.
Skontaktuj się z nami na adres contact@nadii.io