Szpitale

W szpitalu zakupy to głównie reżim przetargów: wielomiesięczne umowy, progi wykorzystania, MOQ/MPQ i aneksy — obok pilnych sytuacji klinicznych (CITO), które są drogie i limitowane. Trzeba jednocześnie dobrze oszacować wolumen na lata i reagować na zmienność popytu (sezon infekcyjny, listy zabiegowe, programy lekowe) oraz podaży (opóźnienia, braki, zmienny lead time). W praktyce zespoły prowadzą równolegle dziesiątki kontraktów; bez narzędzia do prognoz i nadzoru łatwo przewymiarować umowę (zamrożony budżet) albo zaniżyć (awaryjne, kosztowne dosyłki i ryzyko przerw w terapii), odkrywając problem zbyt późno.

Nadii koordynuje cały cykl „przetarg → realizacja → korekty” jedną logiką decyzji. Na etapie przygotowania modelujemy scenariusze popytu i podaży z prawdopodobieństwami i rekomendujemy wolumeny tak, by przy wymaganej dostępności minimalizować koszt całkowity (utrzymanie zapasu, braki, transport). System uwzględnia specyfikę szpitala: progi i terminy, MOQ/MPQ i zaokrąglenia logistyczne, chłodnię i FEFO, terminy ważności, reguły terapeutyczne i zamienniki oraz ścieżki alternatywne, w tym CITO. Zarządzamy też złożonością asortymentu: agregujemy zużycie na poziomie grup/rodzin (np. rękawiczki w różnych rozmiarach), zamienników czy różnych dawek/postaci, dzięki czemu planowanie opiera się na stabilnym popycie skonsolidowanym, a nie na kapryśnych ruchach pojedynczych SKU — przy wydaniach automatycznie rozbijamy je na konkretne pozycje.

W realizacji na bieżąco monitorujemy wykorzystanie kontraktów względem progów i terminów, dając wczesne alarmy: zbyt szybkie tempo zużycia sugeruje aneks, zbyt wolne — ryzyko kar i impuls do renegocjacji. Zanim uruchomimy drogi zakup awaryjny CITO, Nadii sprawdza możliwości przesunięć między aptekami/oddziałami, rezerwacji pod procedury i bezpiecznych zamienników; jeśli CITO jest konieczne, skracamy ścieżkę akceptacji i wybieramy dostawcę po koszcie całkowitym i ryzyku terminu. Autoreplenishment (automatyczne uzupełnianie zapasów) do aptek oddziałowych, harmonogramy wydań wygładzające „piki” oraz integracje z HIS/ERP/WMS ograniczają pracę ręczną i „gonitwę” za statusem umów. Wszystko w jednym pulpicie — z genezą wyniku i śladem audytowym — tak, by decyzje były przewidywalne, skoordynowane i mieszczące się w budżecie.

Co zyskujesz:

• Mniej CITO i dosyłek, bo lepiej planujesz kontrakty i wcześniej widzisz odchylenia.
  
• Stabilną dostępność produktów bez nadmiernego „zamrażania” kapitału w lekach wysokokosztowych.
  
• Niższe ryzyko kar dzięki alertom o progach i terminach oraz propozycjom aneksów/renegocjacji.
  
• Przejrzystość dla zarządu i audytu: jedno źródło danych, geneza decyzji i wpływ na P&L oraz cash-flow.
• ‍Czas zespołu poświęcony na medycynę, nie arkusze, bo Nadii automatyzuje monitoring i zamówienia.

Jedno SKU to w szpitalu cały zestaw decyzji kliniczno-logistycznych: różne dawki i postacie (ampułki, fiolki, tabletki, roztwory), różne serie i partie z datami ważności, wymagania chłodnicze i reżimy dla leków kontrolowanych. Gdy brakuje jednej postaci, popyt „przesuwa się” na inne (np. druga dawka, inna droga podania), co łatwo prowadzi do dublowania zabezpieczeń i zamrażania kapitału — a w tle wciąż działa FEFO i konieczność pełnego trackingu.

Nadii porządkuje asortyment „od ogółu do szczegółu” i prowadzi go w sposób systemowy: statusy (np. aktywne / do zużycia / na zamówienie / wycofane) i cykl życia (ramp-up → sezon → ramp-down) są utrzymywane per SKU i per lokalizacja. Dzięki temu polityki zamówień, raportowanie i alarmy automatycznie dostosowują się do etapu życia i znaczenia pozycji.
Równolegle system utrzymuje „mapę zastępowalności” — reguły zamienników zgodne z wytycznymi terapeutycznymi (forma/dawka/ATC). Wrażliwe na termin przydatności i chłodnię pozycje są prowadzone z wyprzedzeniem: FEFO w planie wydań, „ostatni dzień zamówienia”, wczesne sygnały ryzyka, a gdy trzeba — propozycje transferów między aptekami zamiast utylizacji. Tam, gdzie to uzasadnione, Nadii podpowiada kontrolowane wygaszanie.
Całość spina logika kosztowo-probabilistyczna: prognozy popytu i podaży (lead time’y, poziom serwisu dostawców) są uczone i aktualizowane w czasie, a decyzje „ile i kiedy” ważą ryzyko braków, koszt nadmiaru, wymogi chłodni i przepustowość wydań. Efekt to mniej ręcznego „żonglowania” listą leków oraz decyzje udokumentowane śladem audytowym.

Co zyskujesz:

• Mniej przeterminowań i „martwego” zapasu dzięki wczesnym sygnałom, FEFO i transferom zamiast utylizacji.
  
• Ciągłość terapii przy mniejszej „głębokości” magazynu — inteligentne substytucje utrzymują serwis bez dublowania zapasów.  
• Niższy koszt przechowywania i chłodni oraz lepsza rotacja krytycznych pozycji.
• Mniej pracy ręcznej i pełna zgodność/audytowalność decyzji (serie, partie, reguły zamienników) w jednym miejscu. 

Terapie onkologiczne i inne leki wysokokosztowe „żyją” kalendarzem pacjenta: cyklami, przesunięciami terminów, zmianami schematów. Każde nietrafione zamówienie to zamrożony kapitał, ryzyko przeterminowań (często w chłodni) i – w najgorszym scenariuszu – odroczone podania. Do tego dochodzą reguły programów lekowych, ograniczone okna podań i okresowe braki u dostawców. Utrzymanie ciągłości terapii bez dublowania zapasu i bez awaryjnych zakupów bywa ponad siły zespołów działających ręcznie.
Nadii łączy harmonogramy wizyt i schematy terapii z prognozą popytu i podaży (probabilistyczne lead time’y, poziomy serwisu dostawców) i prowadzi planowanie na poziomie „case’u”: rezerwuje leki pod konkretnego pacjenta/procedurę, pilnuje „ostatniego dnia zamówienia” i minimalnych buforów. FEFO i wymagania chłodnicze są wbudowane w plan wydań i przesunięć między aptekami, z wczesnymi sygnałami ryzyka przeterminowań i propozycją transferów zamiast utylizacji.
System dobiera wielkości opakowań i rytm dostaw, by ograniczać odpady i niepotrzebne „głębokości” zapasu; w razie braków sugeruje dopuszczalne klinicznie zamienniki i – zanim zleci zakup awaryjny – szuka dostępności w sieci (apteka centralna a apteki oddziałowe). Całość działa w dedykowanych modułach prognozowania i zamówień, z alertami „wcześnie – nie po fakcie” i pełną audytowalnością decyzji.

Co zyskujesz:

• Mniej zamrożonego kapitału i przeterminowań dzięki rezerwacjom pod pacjenta, FEFO i wczesnym alertom.
  
• Mniej odwołanych/odroczonych podań — ciągłość terapii bez CITO i bez podwajania rezerw.
• Przewidywalność budżetu: scenariusze „what-if” dla cykli terapii i terminów dostaw pokazują wpływ na P&L i cash-flow.
• Mniej pracy ręcznej: zautomatyzowane zamówienia i ślad audytowy decyzji w jednym miejscu.

Listy refundacyjne, ceny referencyjne, wejście na rynek generyków/biosymilarów, wygaszanie patentów oraz aneksy do umów potrafią w kilka dni zmienić kalkulację „co, kiedy i ile”. Trzeba pogodzić wymogi kliniczne z ekonomią terapii i regułami zakupowymi. Ręczne korygowanie dostawców, cen, buforów, częstotliwości zamówień, a do tego wygaszanie zapasu „po starej cenie” — przy setkach SKU i wielu oddziałach — kończy się przepłacaniem, opóźnionymi przełączeniami i odpisami (stratami).

Nadii utrzymuje polityki zakupowo-terapeutyczne jako reguły, które automatycznie dostosowują się do nowych refundacji, cen i warunków umów. Na bazie scenariuszy Smart Buying oceniamy koszt całkowity (cena i rabaty, koszty chłodni i transportu, MOQ/MPQ, ryzyko serwisu) i wybieramy optymalne źródło. Równolegle na bieżąco aktualizujemy parametry zamówień: dostawcę/źródło, ceny, rytm i wielkości partii (z logistycznymi zaokrągleniami), poziomy buforów i rezerwacje.

Gdy wygasa ochrona patentowa i na rynek wchodzą tańsze odpowiedniki, Nadii prowadzi kontrolowane przełączenie: planuje stopniowe ograniczanie zakupów oryginału (ramp-down) i zwiększanie udziału generyków/biosymilarów (ramp-up), równocześnie przygotowując plan zejścia z drogiego zapasu w logice FEFO (pierwsze do wydania — najkrótszy termin). System proponuje transfery między lokalizacjami, aby wykorzystać zapas tam, gdzie rotuje, i uniknąć odpisów, a także koryguje częstotliwość i wielkość dostaw (MOQ/MPQ) pod nowe warunki cenowe i serwisowe. Formularze lekowe oraz reguły zamienników są synchronizowane z wytycznymi klinicznymi, tak aby przełączenie było zgodne z praktyką terapeutyczną.

Zmiany sygnalizujemy z wyprzedzeniem — pokazujemy przewidywany wpływ na budżet oraz proponowaną korektę (źródło, ceny, rytm i wielkości dostaw) jeszcze zanim nowe regulacje zaczną obowiązywać. Całość działa spójnie w obszarze zamówień i bieżącego uzupełniania zapasów na poziomie apteki centralnej oraz aptek oddziałowych, z pełnym łańcuchem uzasadnień i śladem audytowym każdej decyzji.

Co zyskujesz:

• Szybka adaptacja bez ręcznych przeliczeń — polityki i parametry aktualizują się same, gdy zmieniają się refundacje lub umowy.
  
• Niższy koszt terapii i zakupów dzięki przełączeniom na najkorzystniejsze źródło oraz symulacjom „co-jeśli”.
  
• Mniej odpisów po zmianach cen/patentów — kontrolowane wygaszanie i transfery zamiast utylizacji.
• Zgodność i przejrzystość — reguły zamienników i decyzje zakupowe są poddawalne audytowi „od pozycji do pacjenta”.
• ‍Przewidywalny wpływ na P&L i cash-flow dzięki bieżącym scenariuszom budżetowym.

Szpital działa „tu i teraz”: krótkie terminy dostaw, okna przyjęć, chłodnia i leki kontrolowane. Rynek bywa kapryśny — alokacje, limity, zamówienia oczekujące z powodu braku towaru, nagłe braki, zmienny serwis dostawców. Gdy jedna pozycja „siada”, popyt przeskakuje na zamienniki lub inne dawki/postacie i rozregulowuje plan. Bez narzędzia, które widzi ryzyko po stronie podaży i potrafi wykorzystać to, co już jest w sieci, kończy się to zakupami ad hoc, pustymi półkami w złym miejscu i nadwyżkami w innym.

Nadii łączy prognozę popytu z probabilistyką podaży (rozkłady lead time’ów, poziomy serwisu, ryzyko przejścia zamówień w status oczekujący) i przekłada to na konkretne działania. System automatycznie ustawia dynamiczne bufory zależne od ryzyka dostawcy i krytyczności klinicznej danej pozycji. Zanim zleci zakup, bilansuje sieć: proponuje przesunięcia między apteką centralną i oddziałowymi (a w grupie — między placówkami), zawsze zgodnie z FEFO i wymaganiami chłodni. Gdy niedobór jest nieunikniony, planuje alokację według priorytetu klinicznego i kalendarza podań, tak by utrzymać ciągłość terapii tam, gdzie ma to największe znaczenie. Zamówienia generuje „z głową”: konsoliduje je do pełnych jednostek logistycznych, uwzględnia MOQ/MPQ i ewentualny podział dostaw, potrafi też przełączyć na alternatywne źródło/kanał; tryb CITO uruchamia dopiero wtedy, gdy rzeczywiście nie ma innej drogi. Na koniec wygładza operacje: układa harmonogramy przyjęć i wydań tak, by nie przeciążać apteki i transportu wewnętrznego, śledzi zamówienia oczekujące i dla każdego wyznacza realistyczne okno dostawy (ETA) — nie jedną datę, lecz przedział czasu oparty na historii opóźnień, bieżących potwierdzeniach i trackingu przewoźnika. Po przyjęciu towaru system automatycznie wznawia planowane uzupełnianie stanów zgodnie z obowiązującą polityką, bez dodatkowych działań użytkownika

Co zyskujesz:

• Mniej braków „po drodze” i pewniejsze terminy, bo wykorzystujesz własne zasoby zanim kupisz i wcześniej widzisz ryzyko dostawy.
  
• Niższy koszt jednostkowy dzięki konsolidacji zamówień, mniejszej liczbie kurierów „na cito” i lepszemu wykorzystaniu chłodni.
• Stabilniejsza praca apteki i oddziałów — mniej pików, mniej gaszenia pożarów.
• ‍Mniej kapitału w magazynie przy zachowanej dostępności pozycji krytycznych.

Rano przyjmowania, w południe przygotowania do zabiegów, wieczorem uzupełnianie dyżurów — większość oddziałów zamawia i odbiera w tych samych oknach czasowych. To kumuluje zlecenia w aptece, zatyka kompletację i transport wewnętrzny, a pielęgniarki i lekarze pilnują „czy już jedzie?”, zamiast być przy pacjentach. Do tego dochodzą wymagania FEFO, chłodnia, leki kontrolowane z pełnym trackingiem, zwroty po wypisach oraz doraźne potrzeby (statimy, nagłe przyjęcia). Bez spójnego planu wydania/uzupełnień, lokalne poziomy min–max na oddziałach szybko stają się zbyt wysokie lub zbyt niskie, a praca zamienia się w generowanie nadwyżek i nieustanne telefony.

Nadii układa logistykę wewnętrzną tak, by równo rozłożyć pracę i rotować zapas zgodnie z FEFO. Plan „zaopatrzenia” aptek oddziałowych dopasowuje poziom obsługi do profilu oddziału (SOR/OIOM vs. oddziały planowe) oraz do harmonogramów zabiegów i podań. Zlecenia są łączone w fale kompletacyjne do pełnych jednostek logistycznych, co ogranicza liczbę kursów i czas spędzany „na magazynie”. Autoreplenishment wylicza pary i bufory z realnej konsumpcji (uwzględniając sezonowość i przesunięcia na zamienniki), a gdy pojawia się ryzyko niedoboru, system z wyprzedzeniem proponuje przesunięcia między oddziałami.

W planie wydań Nadii egzekwuje FEFO i wymagania chłodnicze, prowadzi pełny tracking serii/partii i łańcucha przekazania dla leków kontrolowanych. Obsługuje zwroty i rozchody ujemne, wskazując, co może bezpiecznie wrócić do obiegu i gdzie najszybciej się zużyje, by uniknąć odpisów. Personel widzi przewidywany czas dostawy „do łóżka pacjenta” — co jest w kompletacji, co w drodze, co czeka na odbiór — a alarmy pojawiają się tylko tam, gdzie interwencja ma sens.

Co zyskujesz:

• Mniej pików i nadgodzin w aptece; przewidywalne obciążenie zmian i transportu wewnętrznego.
  
• Czas dla zespołów klinicznych — mniej telefonów i biegania za zaopatrzeniem, więcej przy pacjencie.
  
• Niższe koszty operacyjne: mniej kursów „na pusto”, kompletacja do pełnych jednostek, lepsze wykorzystanie chłodni.
• Mniej odpisów dzięki konsekwentnemu FEFO, rozsądnym parom na oddziałach i inteligentnym przesunięciom zamiast utylizacji.
• ‍Zgodność i tracking— serie/partie, leki kontrolowane i zwroty pod pełnym audytem.

Apteka patrzy na FEFO, temperatury i zgodność, zakupy – na umowy i budżet, oddziały i blok operacyjny – na kompletność i czas dostaw, kontroling/finanse – na koszt terapii i cash-flow. Każdy ma inne KPI i własne raporty, więc trudno uzgodnić priorytety „na dziś”: skąd wziął się brak, dlaczego wzrósł zapas, czemu poszło CITO, czy terminy podań są bezpieczne. W efekcie mnożą się Excele, telefony i decyzje ad-hoc bez dokumentacji”, a obraz sytuacji różni się w zależności od działu.

Nadii porządkuje decyzje w jednym, wspólnym pulpicie. Pokazuje genezę wyniku (prognoza popytu/podaży, opóźnienia i poziom serwisu dostawców, wykorzystanie przetargu i progi, ograniczenia chłodni/FEFO, konflikty rezerwacji pod zabiegi) oraz wpływ na koszt (utracone świadczenia, koszt nadmiaru i odpisów, transport/operacje, gotówka). Zamiast „powodzi danych” dostajesz listę działań do wykonania: co zamówić/przesunąć, które rezerwacje skorygować, gdzie zmienić źródło/rytmy dostaw. Każda zmiana ma pełny ślad audytowy (kto, kiedy, dlaczego), a role i uprawnienia dopasowują widok do odbiorcy: zarząd widzi obraz makro, ordynator i pielęgniarka – status podań/ETA „do łóżka”, farmacja – kompletację i serie/partie, zakupy – realizację umów, kontroling – wpływ na budżet. Dane i decyzje mogą automatycznie trafiać do BI/Data Lake, by nie dublować raportowania.

Co zyskujesz:

• Jedno źródło danych od apteki po zarząd: te same fakty, te same definicje KPI.
  
• Szybsze, spójne decyzje między działami – mniej różnych plików Excela, jasne priorytety kliniczne.
  
• Koordynacja z finansami: bieżący wpływ decyzji na P&L, widoczny trade-off (np. +1% dostępności vs. dodatkowy tydzień pokrycia).
  
• Mniej raportów, więcej działania – jeden pulpit + lista zadań z odpowiedzialnymi i terminami.
• Zgodność i kontrola – tracking partii, rezerwacji, zmian polityk oraz szybka odpowiedź na audyt.